PANDUAN / 04

Pemeriksaan akhir sebelum mengirim dokumen

Periksa paket akhir dan simpan jejak pengiriman yang bisa ditemukan kembali.

Pastikan tujuan dan instruksi

Cocokkan alamat atau portal tujuan dengan komunikasi resmi penerima. Periksa apakah pengiriman memerlukan satu file gabungan atau beberapa lampiran. Ikuti batas ukuran, format, dan tata nama yang diberikan penerima.

Buka semua file yang akan dikirim

Periksa folder pengiriman secara langsung. Pastikan versi yang dipilih benar, halaman lengkap, dan tidak ada catatan kerja yang tidak dimaksudkan untuk dibagikan. Cocokkan lagi dengan checklist dokumen.

Catat apa yang benar-benar terkirim

Buat log dengan tanggal, kanal, daftar nama file, nomor referensi bila tersedia, dan lokasi bukti kirim. Simpan salinan pesan atau tanda terima. Bedakan status terkirim, diterima, dan selesai ditinjau; ketiganya tidak selalu berarti hal yang sama.

Jika pengiriman gagal

Simpan pesan kesalahan dan catat waktu kejadian. Periksa ukuran serta format file sebelum mencoba lagi. Jika masalah berulang, gunakan bantuan resmi penerima. Jangan menganggap unggahan berhasil hanya karena file sudah dipilih pada formulir.

Siapkan tindak lanjut

Catat pertanyaan yang belum terjawab dan ikuti petunjuk penerima tentang waktu tindak lanjut. Bila diminta dokumen tambahan, buat versi paket baru dan simpan bukti kirim sebelumnya. Jangan mengubah arsip lama untuk menyesuaikan status terbaru.

Kembali ke direktori panduan untuk memeriksa tahap lain.