PANDUAN / 03

Menata arsip digital dan memeriksa hasil pindai

Sistem folder yang sederhana lebih berguna daripada nama file yang sulit diingat.

Pisahkan asli, kerja, dan kirim

Gunakan folder 01-instruksi, 02-asli, 03-kerja, dan 04-terkirim. Simpan file yang diterima tanpa perubahan di folder asli. Lakukan pemotongan, penggabungan, atau pengubahan format hanya pada salinan kerja.

Gunakan pola nama yang konsisten

Contoh pola: tanggal_jenis-dokumen_kode_versi.pdf. Jika tanggal belum diketahui, gunakan penanda yang jelas seperti tanpa-tanggal_catatan_D01_v01.pdf. Jangan memasukkan nomor identitas lengkap ke nama file.

Periksa setiap hasil pindai

• Pastikan seluruh tepi halaman terlihat dan teks terbaca.
• Cocokkan jumlah serta urutan halaman dengan dokumen sumber.
• Putar halaman yang miring dan cek kembali sesudah disimpan.
• Buka file akhir dengan pembaca dokumen untuk memastikan file tidak rusak.
• Periksa ulang ukuran dan format terhadap petunjuk penerima.

Cadangkan dan batasi akses

Simpan salinan cadangan di lokasi terpisah yang Anda kendalikan. Periksa bahwa cadangan bisa dibuka. Saat berbagi, berikan akses hanya kepada penerima yang dituju dan periksa izin tautan; hindari tautan publik untuk dokumen pribadi.

Simpan jejak versi

Jangan menimpa salinan yang sudah dikirim. Jika ada pembaruan, buat versi baru dan catat perbedaannya. Dengan begitu, permintaan tambahan dapat dijawab berdasarkan berkas yang benar.

Setelah folder rapi, ikuti pemeriksaan pengiriman.